22/09/2019

ÇALIŞMA HAYATINDA ÖZLÜK DOSYALARI

Selman DOĞAN A SINIFI İŞ GÜVENLİĞİ UZMANI

3 Ağustos 2015


4857 sayılı İş Kanunu'nun İşçi Özlük Dosyası ile ilgili metni aşağıya verildiği gibidir:

"İşçi özlük dosyası

MADDE 75. - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."

Özlük dosyaları ülkemiz iş hukukunda belirlenmiş bulunan bir çalışma yaşamı düzenlemesidir.
Buna göre işyerleri çalıştırdıkları her çalışan için statüsü ya da unvanı ne olursa olsun özlük dosyası tutmak durumundadır.
İşçinin aldığı ücretin düşük ya da yüksek olması, iş akdinin sürekli ya da geçici olması, çalışanın beyaz yakalı ya da mavi yakalı olması, amir yada işçi olması bu durumu değiştirmez.
Özlük dosyaları işçinin işletme içerisindeki iş akdi sürdüğü müddetçe her türlü bilgi ve belgesinin saklanacağı, işçi ile ilgili her türlü verinin iş akdi bittikten dahi muhafaza edilebileceği bir sistemdir.
Evet, işçiler için özlük dosyası bulundurmak İş Kanunu'nun 75 inci maddesi gereğince mecburidir.
İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır.
İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu, sosyal güvenlik mevzuatı ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak durumundadır.
Özlük dosyası ile ilgili bir yükümlülük de bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorunda olunmasıdır.
Özlük dosyası çalışma yaşamının düzene ve intizama girmesi yönüyle önemli bir düzenlemedir. Bu birkaç nedenle böyledir:
Öncelikle işçi ile ilgili kayıtların tutulması işletmenin kurumsallaşması, kurumsal bir hafıza üretmesi anlamında önemli bir arşiv faaliyetidir.
İkinci olarak, işyerlerinin denetimi açısından özlük dosyaları gerek iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekse de sosyal sigortalar yükümlülükleri ile ilgili temel bir referans kaynağıdır. Düzenli özlük dosyası tutan bir işyerinin denetimleri kolay geçecektir.
Son olarak da işçi dosyaları işçilerin kişisel kayıtlarının usulünce saklanması, iş yaşamında bonservis ve referans sisteminin sağlıklı işlemesi için önemli bir düzenlemedir.
Özlük dosyasının önemi özellikle iş kazası gibi hallerde çok bariz ortaya çıkmaktadır.

İş Kanunu özlük dosyası tutmayı mecburi kıldığı gibi özlük dosyasının tutulmaması halinde de cezalar getirmiştir.
Buna göre İş Kanunu'na göre denetim yapma yetkisi bulunan SGK Denetmenleri/Müfettişleri ile İş Müfettişleri/Askeri İş Müfettişlerinin yaptıkları denetimlerde özlük dosyasının tespit edilmemesi halinde ceza uygulanır.
İşçi özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline en az 1300 Türk Lirası idari para cezası verilir.
Belirtelim ki bu özlük dosyası tutulmayan her bir işçi için verilecek bir cezadır.

En çok sorulan sorulardan birini de işçi dosyasında nelerin bulunması gerektiği oluşturuyor.
Genel olarak ifade edecek olursa işçi ile ilgili her türlü bilgi ve belge özlük dosyasında saklanmak durumundadır.
İşçinin işe alınışından (hatta iş ilanından) başlayarak işten ayrılışına kadar (hatta ayrılış sonrasında) her türlü süreç evrak ile takip edilmeli ve işçi dosyasına girmelidir.

Ayrıntılı ifade edecek olunur ise, özlük dosyasında, eleman istek formu, işe başvuru formu, çalışanın referansları, CV'si yada özgeçmişi, fotoğrafları, hizmet sözleşmesi ya da iş akdi, SGK sigortalı işe giriş bildirgesi, aylık bordrolar yada ücret hesap pusulalarının suretleri (işçiye imzalatılması yararlıdır), işçinin kimlik bilgileri, ikametgâh senedi, nüfus sureti, adli sicil kaydı, askerlik durum belgesi, aile durum bildirim formu (aile vergi indirimi için), ilk işe giriş sağlık raporu, periyodik muayene ve kontrol raporları, yıllık ve ücretli izin formları, ücretsiz izin bilgileri, işçinin diploma-sertifika ve diğer yeterlilik belgeleri, iş kazası bildirimleri, iş kazası tutanakları ve bildirgeleri, iş araç ve gereci kullanma ehliyetleri ve belgeleri, demirbaş malzeme teslim belgesi, işçiye verilen ceza ve ihtarlar, iş sağlığı ve güvenliği araç ve gereği teslim belgesi, SGK sigortalı işten ayrılış bildirgesi, istifa dilekçesi, işçi ile ilgili tutulan tutanaklar, işçiye çekilmiş yada işçiden alınmış noter tebligatnameleri, iş akdinin feshine dair tebligat ve belgeler, ibraname, işten daha evvel çıkartılanın işe davet belgesi gibi belgelerin tümü bulunmalıdır.

Altını çizelim ki, bulundurulması gereken evraklar bunlarla sınırlı değildir. Belirttiğimiz üzere işçi ile ilgili her türlü bilgi özlük dosyasına alınarak kurumsal hafızaya nakşedilmelidir.
Bunlar zaman zaman işverenlerimize yada muhasebe görevlilerine evrak kalabalığı, gereksiz bürokrasi gibi gelebilmektedir. "Bunca işimin arasında bu evraklarla mı uğraşacağım" diyen bile çıkabilmektedir.
Ancak altını çizmek gerekir ki bir evrak işveren açısından yıllar sonra büyük bir önem arz edebilecektir.
Bir hizmet tespit davasında ya da iş kazası halinde işverenin daha önce evrak kalabalığı olarak gördüğü şey gün gelir işletmedeki en önemli belge olur.
Özlük dosyası tutmak kurumsal bir kimlik haline geldiği, evrak kalabalığı olarak görülmekten çıktığı zaman ülkemizde hem iş kazaları azalır, hem de çalışma yaşamı düzene ve intizama girer.
Denetmenler ve müfettişlerce yapılan denetimlerde özlük dosyaları öncelikle kontrol edilir.
Zaman zaman işyerlerinde özlük dosyası adına yalnızca işçinin ikametgâh senedi ya da nüfus suretinin bulunduğu görülmektedir.
Altını çizelim ki, yalnızca bir belgeden ibaret dosya olmaz, böyle düzenlenmiş bir özlük dosyasının ciddiyetinden hatta varlığından söz edilemez.
Dolayısıyla yasak savma kabilinde bir iki evrak sokuşturulmuş bir klasör iş hukuku açısından murat edilen işlevi görmez, idari para cezası almayı gerektirecek bir durumdur.
İş hukukunun özlük dosyası düzenlemesini getirmesindeki temel murat olan iş yaşamının düzenlenmesi, sevk ve idaresi ancak düzgün tutulmuş, işçi ile ilgili her türlü verinin bulunduğu dosyalar ile sağlanır.

Şunu önemle belirtmek gerekir ki, içeriğinde çalışana ait gibi özel bilgi ve belgelerin bulunduğu özlük dosyaları özü itibariyle gizli dosyalardır.
Gerçekten de özlük dosyasının içeriğinde işçinin mahremi olan sağlık raporları, adli sicil kaydı, işyeri sırları, kimlik bilgileri, referanslar, bonservisler, dilekçeler gibi belgeler bulunur.
İş Kanunu uyarınca işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşverenin yada işveren vekili niteliğindeki yöneticilerin özlük dosyalarını mahrem bir şekilde saklaması, yalnızca yetkili denetmen/müfettişe göstermesi, bunun dışında işyerindeki diğer çalışanlar da olsa başkalarına açmaması elzemdir.
Aksi takdirde, gizli bilgi ve belgelerinin açığa çıkması sonucu hakları açık hale gelen işçi her zaman tazminat yoluna başvurabilecektir.

PERSONELİN ÖZLÜK DOSYALARINDA OLMASI GEREKEN EVRAKLAR;

1- İşçiye ait kimlik bilgileri ( İŞ K. 75)

2- İş başvuru formu, diploması, sahip olduğu belgeler

3- İşe giriş bildirgesi ( 5510 8. Md)

4- Yazılı iş sözleşmesi yapılmış ise yazılı sözleşme

5- Yazılı sözleşme yapılmamış ise, işe alındıktan sonra en geç 2 ay içinde işçiye verilmesi zorunlu olan
‘‘çalışma koşullarını içeren belge''.
Bu belgenin verildiğini ispat için dosyaya konulacak örnekte işçinin aldığına ilişkin imzası alınmalıdır.( İŞ K. 8) Bu belgede,
genel ve özel çalışma koşulları, günlük ya da haftalık çalışma süresi, temel ücreti ve varsa ücret eklerini,

ücret ödeme dönemini, süresi belirli ise sözleşmenin süresini, fesih halinde tarafların uymak zorunda oldukları
hükümleri içerir.

6- Yabancı uyruklu işçi ise çalışma izni

7- Her ay işçiye verilmesi zorunlu olan ücret hesap pusulası( İş K. 37): İşçinin imzasını taşıyan ücret hesap pusulası örneği dosyada olmalıdır.

8- Fazla çalışma onay belgesi: Fazla çalışma ihtiyacı olan işverence bu onay her yıl başında işçilerden yazılı olarak alınır ve işçi özlük dosyasında saklanır.( İŞ K. 41, Yönetmelik 9.md)

9- Yazılı sözleşme yoksa veya sözleşmede hüküm yoksa, ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışmaya onay belgesi( İş K. 44)

10- Sağlık raporu ve periyodik muayenelere ilişkin raporlar

11- 18 yaşından küçük çalışan varsa ebeveyninin muvafakat namesi

12- Hamile olan kadın işçilerin doğumdan önce 3 hafta kalıncaya kadar çalışması halinde, 3 hafta kalana kadar çalışabileceğine ilişkin doktor onayı( İş K. 74)

13- Yıllık ücretli izinleri gösteren ve işçinin imzasını taşıyan izin kayıt belgesi( İş K.56) Uygulamada işverenler yıllık ücretli izin defteri tutmakta olup bu defterin düzenli tutulması ve işçiye imzalatılması gerekir.

14- Çalışma belgesi: İş akdi sona erdiğinde işçiye verilmesi zorunlu olan, işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren belgedir. İşçiye verilen çalışma belgesinin bir örneği işçinin teslim aldığına ilişkin imzası alınarak dosyasında saklanır.( İş K. 28)

15- İşten ayrılma bildirgesi ( 4447 SY 4.md, 5510 9.md)

16- 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin yapıldığını gösteren belgeler

17- İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçinin imzasını taşıyan belgeler

18- İşçiye çalışma süresince yapılan bildirimler, savunma istenmiş ise istem yazısı ile verilen savunmalar

19- İşçinin terfisi ile ilgili belgeler, iş şartlarında değişiklik varsa buna ilişkin anlaşma/ muvafakat belgeleri

20- Fazla çalışma karşılığında serbest zaman kullanmak isteyen işçilerin istekte bulunduğuna ilişkin dilekçeleri, serbest zaman kullanım çizelgeleri

21- İşçinin her türlü izin talep dilekçeleri( ücretli, ücretsiz vs)

22- İşçinin geçici iş göremezlik durumuna ilişkin istirahat raporu örneği

23- İş sözleşmesinin feshine ilişkin belgeler, bildirimler

24- İş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye yapılan ödemeleri gösteren belgeler, ibraname

İş Kanunu 109. Maddesi uyarınca işçiye yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması gerekir. Bildirim yapılacak kişi bunu imzalamazsa, bu husus orada tutanakla tespit edilir. Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanır. İşçiye yapılan bildirimlere ilişkin imzalı örnek veya imzadan kaçınmış ise düzenlenen tutanak eklenerek bunların da özlük dosyasında saklanması gerekir.

Sorularınız için:

selmandoganigu@gmail.com

Henüz yorum yapılmamış. İlk yorum yapan siz olun!

Yorum yazın

İsim (Gerekli)
Yorumunuz (Gerekli)

Sayfada yer alan yorumlar kişiye ait görüşlerdir. Yapılan yorumlardan sitemiz hiçbir şekilde sorumlu değildir.

Yazarın diğer yazıları